Desde el año 2009, con la sentencia de la Audiencia Nacional de 13 de abril de 2009, el criterio para el cálculo de la retribución en especie del uso mixto, laboral y particular de vehículos, puestos a disposición de los trabajadores por parte de las empresas, era tener en cuenta “el tiempo de utilización efectiva del vehículo”, así como las características del puesto de trabajo desempeñado. No la “disponibilidad del vehículo para el trabajador” como sostenía la Agencia Tributaria.
Atendiendo a este criterio, el tribunal consideró razonable el empleo privado del 25% para el personal comercial y del 50% para el resto de los trabajadores con vehículo de empresa, también considera aplicables estos porcentajes a efectos de determinar el IVA deducible por la adquisición y mantenimiento de estos vehículos.
Sin embargo, actualmente y teniendo en cuenta tanto los pronunciamientos judiciales como las consultas de la Dirección General de Tributos, podemos hablar de hasta tres criterios diferentes para el cálculo de las retribuciones en especie por el uso de los vehículos de empresa por la Administración Tributaria, acudiendo a los siguientes criterios de imputación proporcional “fijos”. Veamos en más detalle con QualityConta.
Criterios de distribución para el cálculo de la retribución en especie
1. Criterio de Distribución de “Cinco Séptimos” (Conllevaría riesgos)
Asignando cinco séptimas partes del valor del coche a multas laborales y las dos restantes a multas particulares, atendiendo a que la semana laboral tiene cinco días laborables y dos no laborables. Esto resulta en una imputación del 28% a uso particular, frente al 72% de uso profesional. Este criterio ha sido reiteradamente rechazado por la Administración.
2. Criterio de distribución basado en “Días Laborables Anuales” (Conllevaría riesgos)
Calculando aproximadamente 225 días del año como empleo del vehículo para multas empresariales, resultando un porcentaje de imputación a multas particulares del 40% del valor del vehículo, frente a un 60% destinado al uso laboral o profesional.
La Administración no está admitiendo este porcentaje salvo que el empleador aporte pruebas concluyentes de dicha disponibilidad. En la actualidad, en varios casos conocidos, la inspección de tributos ha dado por válida una imputación del 60% como uso personal y 40% de uso laboral.
3. Criterio de Distribución Basado en “Horas Laborables Anuales” (Sin riesgos)
Siendo aproximadamente de 1.800 horas sobre las 8.760 horas del año, lo que resulta en una imputación del 80% del valor a uso particular, frente al 20% en uso profesional.
Por ello, rogamos, se ponga en contacto con nosotros para indicarnos el criterio que quiere que se aplique en su empresa, teniendo en cuenta los riesgos que conlleva cada caso. De no indicarnos nada, seguiremos aplicando el criterio inicial.
Valoración y cálculo de la retribución en especie del vehículo
La valoración de la retribución en especie del vehículo se realiza aplicando el 20% anual sobre el coste de adquisición del vehículo, incluyendo impuestos. Este valor se ajustará en función del porcentaje de uso particular que se le dé al vehículo.
Ejemplo de cálculo de la retribución en especie del vehículo
Si el coste de adquisición del vehículo es de 30.000 euros, el cálculo sería:
- Valor anual: 20% de 30.000 euros = 6.000 euros.
- Retribución en especie: Si el uso particular es del 80%, la retribución en especie será el 80% de 6.000 euros = 4.800 euros anuales.
Esta importación se deberá incluir en la nómina del trabajador como retribución en especie y estará sujeta a retención de IRPF.
Contabilización de la retribución en especie del vehículo
La contabilización de la retribución en especie del vehículo implica registrar en la contabilidad de la empresa el gasto correspondiente. Se debe:
- Registrar el gasto en la cuenta de sueldos y salarios por la importación de la retribución en especie.
- Reconocer el ingreso en especie en la nómina del trabajador.
- Calcular y retener el IRPF correspondiente sobre la retribución en especie.
- Cotizar a la Seguridad Social por esta importación, ya que forma parte de la base de cotización.
Política de uso de vehículos de empresa
Establecer una política de uso de vehículos de empresa es esencial para definir las condiciones bajo las cuales se asignan y utilizan los vehículos. Esta política debe contemplar:
- Criterios de asignación del vehículo.
- Uso permitido (exclusivamente laboral o mixto).
- Responsabilidades del trabajador en cuanto al mantenimiento y cuidado del vehículo.
- Procedimientos en caso de infracciones de tráfico o accidentes.
- Criterios de valoración de la retribución en especie.
Una política clara ayuda a evitar conflictos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
Consideraciones fiscales y laborales
- Vehículos de Renting o Leasing: La valoración se realizará sobre el valor de mercado que tendría el vehículo si fuera adquirido en propiedad.
- Vehículos Ecológicos: Si el vehículo cumple con criterios de eficiencia energética, puede aplicarse una reducción de hasta el 30% en la valoración de la retribución en especie.
- Documentación: Es fundamental conservar contratos, pólizas y cualquier documentación que respalde el uso y valoración del vehículo para posibles inspecciones.
Por todo lo anterior, es importante que usted se ponga en contacto con nosotros para indicarnos el criterio que desea aplicar en su empresa, teniendo en cuenta los riesgos que conlleva cada caso. Si no recibimos indicaciones, seguiremos aplicando el criterio inicial. Nuestro equipo de asesores fiscales está a su disposición para guiarle en este proceso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la retribución en especie por el uso de un vehículo de empresa?
Es la valoración económica del beneficio que obtiene un trabajador al utilizar un vehículo de empresa para fines particulares, considerado como parte de su salario y sujeta a tributación.
¿Cómo se calcula la retribución en especie del vehículo?
Se aplica el 20% anual sobre el costo de adquisición del vehículo y se ajusta según el porcentaje de uso particular que se le dé.
¿Cómo se contabiliza la retribución en especie del coche en la empresa?
Registrando el importe como gasto en sueldos y salarios y reflejándolo en la nómina del trabajador, incluyendo las retenciones y cotizaciones correspondientes.
¿Es obligatorio cotizar a la Seguridad Social por la retribución en especie del vehículo?
Sí, forma parte de la base de cotización y se deben realizar las aportaciones correspondientes.
¿Cómo afecta la política de uso de vehículos de empresa a la retribución en especie?
Establece las condiciones de uso y puede influir en la valoración de la retribución en especie al definir el porcentaje de uso particular y laboral.
¿Qué riesgos conlleva aplicar criterios de imputación rechazados por la Administración?
Puede resultar en sanciones, ajustes fiscales y cargas adicionales en caso de inspección.
¿Puedo deducir el IVA de los gastos del vehículo de empresa?
Sí, pero únicamente en la proporción correspondiente al uso profesional del vehículo, debidamente justificado.
¿Qué documentación debe conservar sobre el vehículo de empresa?
Contratos de adquisición, pólizas de seguro, registros de uso y cualquier documento que respalde el criterio de valoración y uso del vehículo.
¿Cómo afecta el uso fuera del horario laboral al cálculo de la retribución en especie?
Incrementa el porcentaje de uso particular, aumentando la valoración de la retribución en especie y, por tanto, las retenciones e impuestos a pagar.
¿Es posible reducir la retribución en especie utilizando vehículos ecológicos?
Sí, se puede aplicar una reducción de hasta el 30% en la valoración si el vehículo cumple con criterios de eficiencia energética.
