Con el nuevo modelo de validación de facturas electrónicas de la Agencia Tributaria, todos los autónomos, empresas y profesionales que emitan facturas deben hacerlo mediante un programa que cumpla los requisitos del Reglamento VERIFACTU para garantizar la trazabilidad y autenticidad de dichas facturas.
Existen dos opciones diferentes de relacionarse con la Agencia Tributaria en cuanto a llevar un control de las facturas
1. Modo verifactu
Las facturas y sus registros se transmiten de manera automática y en tiempo real a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este modelo supone una simplificación de la relación con la AEAT al no requerir procesos adicionales de validación o certificación digital. Existe una mayor automatización y control inmediato sobre la facturación.
2. Modo no-verifactu
Se deberá emitir una factura electrónica a través de un programa informático homologado. Las facturas no se remiten automáticamente a la AEAT, pero deben cumplir unos requisitos:
- Firma electrónica obligatoria en todas las facturas.
- Inclusión de un código QR para permitir la trazabilidad.
- Registro de las facturas electrónicas que deberá estar a disposición de la AEAT para descarga, volcado de datos o impresión
3. Adaptación de las empresas
Las empresas, autónomos y profesionales deben analizar su situación para adaptar los programas informáticos de su empresa. Si aún no utiliza un programa de emisión de facturas electrónicas tendrá la obligación de adquirirlo.
Para cualquier duda al respecto, póngase en contacto con nosotros y le informaremos.
4. Entrada en vigor
Si no hay una normativa que lo modifique entrará en vigor a partir del 1 de julio de 2025
Datos Técnicos
La factura electrónica es un documento que se emite y recibe en formato digital, cumpliendo los mismos requisitos legales que una factura en papel. Toda factura electrónica debe cumplir con tres requisitos:
- Ser legible
- Tener autenticidad en su origen
- Integridad en su contenido
Tipos de factura electrónica
- Formato no estructurado: Son imágenes (JPG) o documentos (PDF) que se envían electrónicamente y requieren de procesamiento manual o mediante tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Este formato necesita también ser firmado digitalmente.
- Formato estructurado: Son archivos (como XML, UBL, Facturae, EDIFACT) que permiten el intercambio de información de manera automática entre los sistemas del emisor y del receptor, facilitando su procesamiento y registro. Este tipo de formato es obligatorio en las facturas emitidas hacia las Administraciones Públicas y, con la nueva ley, será el único permitido para transacciones entre empresas.
Entrada en vigor de la factura electrónica
El Real Decreto 1007/2023 establece la obligación de utilizar VERIFACTU, que entrará en vigor a partir del 1 de julio de 2025. Durante este período, las empresas tendrán un tiempo de adaptación para comenzar a utilizar sistemas de facturación de acuerdo con la normativa vigente.
Preparación para la facturación electrónica
Para implementar la factura electrónica, las empresas deben:
- Evaluar sus procesos: Realizar un análisis interno de sus sistemas actuales de facturación, identificando áreas de mejora.
- Capacitar al equipo: Preparar a los empleados para manejar los nuevos sistemas de facturación electrónica.
- Actualizar sistemas: Adaptar o adquirir software compatible con la facturación electrónica estructurada.
- Redefinir la operativa: Establecer un plan para la transición hacia la facturación electrónica, considerando los nuevos flujos y procedimientos
Adoptar estos cambios no solo facilita el cumplimiento legal, sino que optimiza la eficiencia y agilidad de las operaciones empresariales.
Obligaciones de la factura electrónica
- Obligaciones del emisor: Adecuar sus sistemas de facturación y utilizar plataformas que cumplan con los requisitos legales.
- Obligaciones del receptor: Aceptar y gestionar facturas electrónicas a través de medios estructurados y homologados.
Requisitos de la factura electrónica
La factura electrónica debe cumplir con ciertos requisitos de seguridad y trazabilidad para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.
- Cumplimiento con software antifraude: El sistema de facturación electrónica debe evitar la alteración o eliminación de facturas una vez emitidas. Esto significa que las facturas pueden rectificarse (corregirse en caso de error), pero no pueden borrarse ni modificarse de forma que se alteren sus registros originales.
- Integración con la Agencia Tributaria: El software debe permitir la opción de enviar los registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria. Al hacerlo, las facturas generadas deben incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». Esto facilita la verificación de la factura y ofrece ciertas ventajas.
- Ventajas de enviar registros a la Agencia Tributaria: Los registros de facturación no necesitarán firma electrónica, ya que el sistema calculará una huella o hash de los registros, asegurando así su autenticidad y evitando manipulaciones.
- Integración en los libros fiscales: La Agencia Tributaria facilitará la integración de estos registros en los libros de IVA e IRPF, simplificando el cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Verificación por parte de clientes: Los clientes podrán comprobar que las facturas han sido realmente remitidas a la Agencia Tributaria, aumentando la transparencia y confianza en las transacciones.
Estos requisitos buscan asegurar que la facturación electrónica no solo sea confiable y segura, sino que también facilite el cumplimiento de obligaciones fiscales y la transparencia en las operaciones empresariales.
Ventajas de la factura electrónica
- Ahorro en gastos administrativos: Reduce el tiempo y los costos asociados a la gestión manual de facturas.
- Mejora en el flujo de efectivo: Agiliza el proceso de cobro y pago.
- Reducción de errores humanos: Gracias a la automatización de procesos, se minimizan los errores en la emisión, registro y validación de facturas.
- Ahorro en espacio físico: Al no requerir almacenamiento físico, las empresas pueden evitar invertir en archivadores y espacios dedicados a guardar documentos impresos.
- Sostenibilidad: Elimina el uso de papel, los costos de impresión y el envío postal, contribuyendo a prácticas más ecológicas.
- Optimización de transacciones: La digitalización asegura mayor rapidez, seguridad y facilita los procesos de cobro, aumentando la eficiencia operativa.
- Acceso rápido a facturas: Almacenar facturas en plataformas digitales permite una recuperación ágil de documentos, facilitando su consulta y gestión.
- Apoyo en la lucha contra el fraude: La factura electrónica ofrece mayor control, ya que el uso de plataformas estructuradas impide la manipulación de facturas, reforzando la seguridad y la transparencia.
- Facilidad en devoluciones de IVA: La automatización permite el pre-llenado y registro eficiente de datos fiscales, facilitando la gestión tributaria.
