Guia completa para crear una empresa filial en España hoy

Establecer una filial en España es una excelente opción para empresas extranjeras que buscan expandirse en el mercado europeo. 

La normativa española ofrece diversas oportunidades para las compañías que desean operar en el país, pero el proceso de constitución de una filial requiere un conocimiento detallado de los requisitos legales, fiscales y administrativos.

A continuación, QualityConta le acerca una guía completa y actualizada sobre cómo crear una empresa filial en España con recomendaciones para asegurar una óptima expansión empresarial.

Pasos para constituir una empresa filial en España

El proceso de creación de una filial en España implica cumplir con una serie de requisitos legales y administrativos que garantizan su correcta constitución y operación conforme a la normativa vigente. 

A continuación, se detallan los pasos para establecer una filial en España de manera eficiente y sin contratiempos.

Acuerdo de los órganos de administración de la empresa matriz

El primer paso para la constitución de una filial en España es la aprobación formal por parte de los órganos de administración de la empresa matriz. 

Para ello, se debe elaborar un acta notarial, la cual debe cumplir con los siguientes requisitos:

• • Debe estar debidamente firmada por los representantes legales de la matriz.
  • En caso de tratarse de una empresa extranjera, el documento deberá ser traducido al español por un traductor jurado, garantizando su validez legal.
  • Se recomienda incluir en el acta detalles como: el capital social aportado, el objeto social de la filial y la designación del administrador.

Este documento deberá ser apostillado o legalizado para su aceptación por las autoridades españolas, de acuerdo con el Convenio de La Haya, en caso de provenir de un país extranjero.

Solicitud del certificado de denominación social

Una vez decidido el nombre de la empresa filial, se debe solicitar un certificado de denominación social ante el Registro Mercantil Central (RMC). 

Este trámite asegura que no exista otra empresa con el mismo nombre, evitando posibles conflictos legales.

Aspectos clave a considerar

• • Se pueden proponer hasta tres nombres alternativos para aumentar las probabilidades de aprobación.
  • El certificado tiene una vigencia de seis meses, pero debe renovarse si no se formaliza la constitución en los primeros tres meses.
  • La solicitud se puede realizar telemáticamente para agilizar el proceso.

Apertura de cuenta bancaria corporativa

Para cumplir con los requisitos legales, es obligatorio abrir una cuenta bancaria a nombre de la filial en una entidad financiera española. En esta cuenta se debe realizar el depósito del capital social mínimo, el cual es de:

• • 1 € alegórico en el caso de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.), el cual debe estar íntegramente desembolsado.
  • 60.000 € en el caso de una Sociedad Anónima (S.A.), debiendo desembolsarse al menos un 25% en el momento de la constitución.

El banco emitirá un certificado de depósito, documento que es necesario para la firma de la escritura de constitución ante notario.

Elaboración de los estatutos sociales

Los estatutos sociales son el documento base que regula el funcionamiento interno de la filial. Deben ser redactados en español e incluir información esencial como:

• • Denominación social: Nombre registrado de la empresa.
  • Objeto social: Definición clara de la actividad económica de la filial.
  • Domicilio social: Dirección donde se establece la sede de la filial en España.
  • Capital social: Monto aportado y estructura de participación.
  • Órganos de administración: Definición de los órganos de gestión y sus funciones.
  • Normas de funcionamiento: Reglas para la toma de decisiones, distribución de beneficios y responsabilidades de los socios.

Es recomendable que los estatutos sean redactados por un abogado especializado en derecho societario para garantizar su conformidad con la legislación española.

Firma de la escritura de constitución ante notario

Con el certificado de denominación social y el certificado bancario en mano, se debe proceder a la firma de la escritura pública de constitución ante un notario español.

Este documento es imprescindible y debe incluir:

• • Estatutos sociales aprobados.
  • Certificado bancario de depósito del capital social.
  • Documento de identificación del administrador (NIE o pasaporte).
  • Declaración de inversiones extranjeras, en caso de que el capital provenga del exterior.

Una vez firmada la escritura, se obtiene una copia autorizada que permite continuar con el proceso de inscripción de la empresa.

Obtención del NIF provisional

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un requisito para poder operar legalmente en España. Inicialmente, se obtiene un NIF provisional, que permite a la empresa realizar operaciones comerciales mientras se completa la inscripción formal.

Para solicitar el NIF provisional ante la Agencia Tributaria, se requiere:

• • Escritura de constitución firmada ante notario.
  • Identificación del representante legal.
  • Formulario oficial de solicitud (modelo 036).

Inscripción en el Registro Mercantil

Con la escritura notarial y el NIF provisional, la filial debe inscribirse en el Registro Mercantil Provincial correspondiente a su domicilio social.

Este trámite otorga plena personalidad jurídica a la empresa en España. Tras la inscripción, se obtiene el NIF definitivo, lo que habilita a la filial a operar plenamente.

Los plazos del proceso de inscripción puede tardar entre 15 y 30 días hábiles, dependiendo de la carga de trabajo del Registro.

Trámites fiscales y laborales

Una vez registrada la empresa, se deben cumplir con las siguientes obligaciones fiscales y laborales:

• • Alta en la Seguridad Social: Inscripción como empleador si se contratarán trabajadores.
  • Obtención del NIF definitivo: Se requiere para operar plenamente en territorio español.
  • Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales: Este trámite es obligatorio para dar validez al capital social desembolsado.

Es recomendable contar con una asesoría fiscal para garantizar el cumplimiento normativo.

Obtención del certificado digital

El certificado digital sirve para la gestión electrónica de la empresa ante organismos públicos como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.

Con este certificado, la empresa puede realizar trámites como:

• • Presentación de impuestos.
  • Firma electrónica de documentos oficiales.
  • Gestión de contratos laborales y facturación electrónica.

El certificado se solicita a través de entidades certificadoras acreditadas por el gobierno español.

Beneficios de establecer una filial en España

Crear una filial en España da a las empresas una serie de ventajas competitivas que permiten un crecimiento sólido y sostenible en el mercado europeo.

Acceso a incentivos fiscales y financiación favorable

El tipo impositivo general sobre sociedades en España es del 25%, lo cual es competitivo en comparación con otros países de la zona euro. 

No obstante, el gobierno español ofrece una serie de incentivos fiscales, bonificaciones y deducciones que pueden reducir la carga impositiva hasta un 20%, dependiendo de la actividad y ubicación de la filial. Entre los principales incentivos fiscales destacan:

• • Deducciones por innovación y desarrollo (I+D+i): Se permite deducir hasta el 42% de los gastos destinados a proyectos de innovación tecnológica.
  • Zonas de incentivos regionales: Comunidades Autónomas como Madrid, Cataluña o Andalucía ofrecen ayudas para la implantación empresarial.
  • Regímenes fiscales especiales: Empresas dedicadas a la exportación o sectores estratégicos pueden beneficiarse de un tratamiento fiscal favorable.
  • Facilidades de financiación: España cuenta con una amplia oferta de líneas de financiación pública a través del Instituto de Crédito Oficial (ICO) y el Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI).

Además, la pertenencia de España a la Unión Europea permite acceder a fondos europeos de desarrollo, lo que representa una ventaja adicional para empresas que buscan apoyo financiero para su expansión.

Proyección en el mercado europeo y acceso a infraestructuras de calidad

España es una de las principales puertas de entrada a los mercados de la Unión Europea, facilitando el comercio internacional gracias a su acceso preferencial a más de 500 millones de consumidores en la región. Además, el país cuenta con:

• • Infraestructura de transporte avanzada: Con una red de carreteras, puertos y aeropuertos de primer nivel, lo que permite una distribución eficiente de productos en toda Europa.
  • Zonas francas y centros logísticos: Existen numerosas áreas con incentivos arancelarios y beneficios logísticos para empresas exportadoras.
  • Acuerdos comerciales: España forma parte de más de 70 tratados internacionales de comercio, lo que reduce barreras arancelarias y facilita las operaciones de exportación e importación.

Establecer una filial en España permite a las empresas operar con costes logísticos reducidos y aprovechar su ubicación estratégica para la distribución global.

Seguridad jurídica y entorno empresarial favorable

El marco legal español es sólido, transparente y alineado con las normativas de la Unión Europea, lo que proporciona a las empresas extranjeras un entorno predecible y seguro para sus operaciones. Entre los aspectos que aportan seguridad jurídica a los negocios destacan:

• • Protección de la inversión extranjera: España garantiza la libre circulación de capitales y la protección de la propiedad intelectual bajo estrictas normativas legales.
  • Normativas claras y estables: Las leyes mercantiles y laborales españolas ofrecen reglas claras en materia de contratación, fiscalidad y responsabilidades empresariales.
  • Facilidad para resolver disputas: Existen tribunales especializados en derecho mercantil que facilitan la resolución rápida de conflictos comerciales.
  • Estructuras jurídicas flexibles: La posibilidad de elegir entre diferentes tipos de sociedades (S.A., S.L.) permite adaptar la estructura de la filial a las necesidades del negocio.

Mejora de la imagen corporativa y acceso a talento cualificado

Establecer una filial en España contribuye significativamente a la reputación y visibilidad de la empresa en el mercado europeo, generando confianza entre clientes, socios comerciales y entidades financieras. Algunos beneficios de operar bajo una estructura empresarial española incluyen:

• • Mayor credibilidad ante clientes locales: La presencia física y legal en el país genera una imagen de compromiso y estabilidad.
  • Acceso a talento cualificado: España cuenta con una fuerza laboral altamente capacitada en sectores clave como tecnología, industria, finanzas y turismo.
  • Costos laborales competitivos: Comparado con otros países europeos, España ofrece una relación calidad-precio favorable en términos de costos salariales y beneficios sociales.
  • Red de proveedores locales: Facilita la integración en la cadena de suministro española y europea, reduciendo costos y tiempos de producción.

Además, establecerse en España permite acceder a programas de formación subvencionados por el gobierno para la capacitación del personal.

Flexibilidad operativa y facilidad para la internacionalización

Una filial en España permite una gestión operativa flexible, con la posibilidad de operar de manera independiente o en coordinación con la empresa matriz. Las empresas pueden beneficiarse de:

• • Diversificación de riesgos: Separar las operaciones internacionales de la matriz para proteger los activos principales.
  • Autonomía en la toma de decisiones: La filial puede adaptarse rápidamente a las necesidades del mercado local.
  • Oportunidades de internacionalización: Desde España, las empresas pueden expandirse fácilmente a mercados de América Latina, África y Oriente Medio, gracias a los fuertes lazos comerciales del país.

Recomendaciones finales para la constitución de una filial

Para asegurar una constitución exitosa, se recomienda:

• • Realizar un estudio de mercado previo para evaluar la viabilidad de la filial para facilitar cualquier trámite a seguir.
  • Contar con asesoría para empresas especializada que facilite el cumplimiento de la normativa local.
  • Planificar una estructura adecuada, eligiendo entre S.A. o S.L. según las necesidades de la empresa matriz.
  • Cumplir con todas las obligaciones fiscales y laborales para evitar sanciones y problemas futuros.

Siguiendo estos pasos y contando con el apoyo adecuado, la expansión empresarial en España será un proceso fluido y altamente beneficioso para su compañía.

Puede contar con nuestra asesoría especializada

Contar con QualityConta puede ser un determinante para la constitución exitosa de una filial en España.

Desde hace casi 30 años, ofrecemos asesoramiento integral en las áreas fiscal, contable, laboral y jurídica, garantizando que todas las necesidades empresariales sean cubiertas de manera eficiente y profesional. Algunos de nuestros servicios incluyen:

• • Asesoría fiscal: Planificación y representación ante la Agencia Tributaria.
  • Asesoría contable: Contabilidad financiera, elaboración de cuentas anuales y auditorías internas.
  • Asesoría laboral: Gestión de nóminas, altas y bajas en la Seguridad Social, y asesoramiento en convenios colectivos.
  • Asesoría jurídica: Elaboración de contratos y representación legal en litigios mercantiles.
  • Gestión administrativa: Facturación, gestión de cobros y pagos, informes económicos.

Gracias a un equipo de profesionales especializados, QualityConta es el soporte necesario para que las empresas extranjeras cumplan con todas sus obligaciones formales en España.

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