Para que nuestra oficina sea un despacho sin papeles debemos de contar con el apoyo e implicación de diferentes perfiles profesionales que forman parte de la plantilla del despacho: la Dirección y los responsable de departamento, Jefe de equipo … El profesional de la documentación trabajará codo con codo con estos perfiles para:
- Revisar la documentación: Ver los tipos documentales que se generan en la oficina y cuáles se pueden realizar por vía telemática y cuál no, para poder realizar un mapa documental.
- Ver, con el mapa documental, qué documentos son nacidos electrónicos y cuáles no para establecer protocolos de digitalización de la documentación que recibamos en papel.
- Contar con una empresa que nos realice los servicios de digitalización para aquella documentación que deseemos digitalizar (si es un gran volumen documental)
- Implantar un repositorio documental donde poder guardar y la documentación electrónica
Una vez realizadas estas tareas previas podremos crear:
- Manual y/o Normas de gestión documental
- Mapa documental
- Calendario de conservación y eliminación
Para llevar a cabo este tipo de proyecto y que además sea satisfactorio, es muy importante que nuestra plantilla esté involucrada al 100%, sino hay un alto riesgo de fracasar. Para ello hay que garantizar:
- Ahorro de tiempo para que puedan dedicarse a lo importante
- Agilidad a la hora de encontrar documentos
- Inmediatez en la entrega y envío de documentos
- Ahorro de costes (ya no serán tan imprescindibles las empresas de mensajería, menor compra de papel)
- Ahorro de espacio en la oficina
- Herramientas informáticas que facilitarán nuestro día a día y el de nuestros clientes
Implicación de nuestros clientes
Para poder decir que en nuestro despacho tenemos una cultura digital y, por ende, una oficina sin papeles, habrá que trabajar duro para formar a nuestra plantilla y que haga suya esta manera de pensar. Pero también hay que contar con la implicación de alguien externo a nuestro despacho y, muy importante para nosotros, NUESTROS CLIENTES. Quizá se piense que esto es muy difícil (por no decir imposible), pero probablemente muchos de nuestros clientes:
- Ya trabajen con documentación electrónica
- Digitalicen su documentación,
- Incluso ya hagan gestiones de manera electrónica con administraciones públicas o con algunos de sus clientes
Por lo que no les sonará raro cuando les comencemos a decir que a partir de una determinada fecha (aquella que nosotros fijemos) deben enviarnos su documentación en formato digital.
Al resto de clientes tendremos que ir poco a poco formándoles en cultura digital y haciéndoles ver las mejoras que estos va a suponer. Probablemente siempre quedará alguno que se resista hasta el final, pero hemos de contar con ello para no desesperar.
Nuestra recomendación
Por último, un consejo: No es conveniente implementar un proyecto de este calibre en todas las áreas. Previo a su implantación sería interesante ver qué área tiene una menor generación de documentación, cuál dispone de una documentación más sencilla, o dónde se encuentra el personal más decidido para realizar un proyecto piloto.
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Elsa Pérez
Elsa Perez es la responsable de la Gestión Documental de QualityConta. Es Licenciada en Historia (por la Universidad de Valladolid) y en Documentación (por la Universidad Oberta de Cataluña).
